Stand: 09.01.2025
Voraussetzungen
- Die Anwendung benötigt Zugriff auf ein bestehendes E-Mail-Postfach um E-Mails mit elektronischen Rechnungen auszulesen und ggf. weiterleiten zu können.
- Falls die Anwendung nicht bereits in ein bestehendes Postfach eingebunden ist, muss die Nutzerin das Postfach bei der ersten Nutzung konfigurieren. Für den Zugriff sind die Protokoll IMAP (Abruf) und SMTP (Versand) notwendig.
- Die Nutzung der Anwendung muss auf dem jeweils aktuellsten Versions- bzw. Patch-Stand der jeweiligen Platform erfolgen. Es werden nur solche Platformen unterstützt, die vom Hersteller noch aktiv mit Updates versorgt werrden, d.h. noch nicht "End-of-life" sind. Insbesondere sollte die Liste vertrauenswürdiger Root-Zertifkate aktuell sind.
Funktionsweise
- Die Anwendung prüft bei E-Mail-Nachrichten im Posteingang des E-Mail-Postfachs, ob eine E-Rechnung enthalten ist. Dafür ist ggf. die Auswahl/Anzeige einer bestimmten E-Mail notwendig.
- Die Anwendung erkennt E-Rechnungen gemäß dem XRechnung-Standard in den Formaten Cross Industry Invoice ("UN/CEFACT"; auch im Rahmen des ZUGFeRD-Profils "XRechnung") und UBL.
- Erkannte Rechnungen werden der Benutzerin in einer vereinfachten Darstellung visualisiert.
- Falls die Rechnung offene Zahlungen enthält wird beim vorliegen passender Zahlungsinformationen ein EPC QR-Code erzeugt und angezeigt.
- Je nach Anwendungsumgebung und Nutzerkonfiguration erlaubt die Anwendung die Weiterleitung bzw. Speicherung der Rechnung sowie ggf. enthaltener Anhänge.